privacy protocol

 

Privacy protocol van de zelfstandig Trouwambtenaar, Reinolda de Bruin, Spreken uit Liefde,

conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

 

Doel van dit protocol is duidelijkheid geven over de verkrijging, het gebruik, de bewaring en de

vernietiging van persoonsgegevens van opdrachtgevers van Spreken uit Liefde.

Waar gesproken wordt over huwelijksvoltrekking wordt ook partnerschapregistratie of ceremoniële

verbintenis bedoeld.

 

1. Persoonsgegevens

Spreken uit Liefde verwerkt verschillende persoonsgegevens die zij ten alle tijde vertrouwelijk behandelt. Het gaat hierbij om de volgende (mogelijke) gegevens;

 

• Bedrijfsnaam

• Voor- en Achternaam

• Factuuradres en Vestigingsadres

• Geboortedatum

• Geboorteplaats

• KvK-nummer

• E-mailadres

• Telefoonnummer

• Sociale media accountnamen

• Klantnummer, opdrachtnummer, offertenummer en factuurnummer

 

2. Verkrijgen van gegevens

Spreken uit Liefde heeft bovenstaande persoonsgegevens van u zelf via de website, e-mail, telefoon of Sociale Media aangeleverd gekregen of via een derde met uw toestemming.

 

3. Gebruik van gegevens

Spreken uit Liefde verwerkt uw persoonsgegevens alleen wanneer we dat volgens de AVG mogen en voor de doeleinden die we hieronder hebben beschreven.

De persoonsgegevens zijn voor verschillende doeleinden noodzakelijk:

A. Bij een wettig huwelijk is de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand hoofdelijk

aansprakelijk. Om die reden is het belangrijk om een identiteit te kunnen vaststellen.

Hiervoor is het controleren van een identiteitsbewijs voldoende en worden geen kopieën

gemaakt, gevraagd of opgeslagen.

B. ‘Spreken uit Liefde’ is verplicht een boekhouding bij te houden. Om een factuur te kunnen sturen zijn naam en adresgegevens nodig. De boekhouding dient vijf jaar te worden bewaard.

C. Om met u te corresponderen is het van belang e-mailadressen en telefoon-

nummers op te slaan. Deze gegevens worden uiterlijk 5 jaar na ontvangstdatum verwijderd. Indien op uw verzoek ook contact word gezocht wordt met familie of vrienden, worden deze gegevens na de voltrekking vernietigd of verwijderd.

D. Uw persoonlijke informatie kan worden verwerkt tot een speech. Deze speech

wordt na de huwelijksvoltrekking of ceremonie alleen geanonimiseerd digitaal opgeslagen. Dit houdt in dat persoonsgegevens worden verwijderd alvorens deze wordt opgeslagen en aantekeningen worden vernietigd. De geprinte versie van de speech wordt in archief bewaard.

 

4. Contact

Heeft  u contact met ons opgenomen, per telefoon, e-mail, het contactformulier, of social media, dan hebben we van u gegevens ontvangen. Deze verwerkt Spreken uit Liefde om te kunnen reageren op uw vraag of verzoek. Spreken uit Liefde bewaart uw gegevens voor maximaal 5 jaar, zodat Spreken uit Liefde u altijd goed van dienst kan zijn.

 

5. Offertes & Facturatie

Vraag u bij Spreken uit Liefde een offerte op, dan verwerkt Spreken uit Liefde uw bedrijfs- en persoonsgegevens om een gerichte offerte te kunnen sturen. Als u Spreken uit Liefde een opdracht heeft gegeven, dan verwerkt Spreken uit Liefde de gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van die opdracht. Dat zijn in elk geval uw naam en e-mailadres en overige gegevens die noodzakelijk zijn om een correcte factuur te kunnen versturen. Bij betaling zal Spreken uit Liefde bovendien te zien krijgen van welke rekening dit komt en wie de rekeninghouder is. Spreken uit Liefde bewaart offertes, facturen en betaalgegevens 8 jaar.

 

6. Doorgifte Ontvangers van persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden niet openbaar gemaakt of aan derden verstrekt, behalve voor zover ze worden opgeslagen op servers, waarvoor wij diensten van derden afnemen. Met deze partijen heeft Spreken uit Liefde verwerkerovereenkomsten gesloten om uw gegevens zo goed mogelijk te beschermen.

Spreken uit Liefde zal uw gegevens niet doorverkopen aan derden

 

7. Uw rechten

Spreken uit Liefde informeert u graag over de rechten die u heeft en de invloed die u kunt uitoefenen op de verwerking van uw persoonsgegevens. Voor verzoeken kunt u altijd contact opnemen per e-mail via info@sprekenuitliefde.nl.

 

8. Wijzigen

Als u op basis van inzage uw gegevens aan wilt laten passen, laten verbeteren, aanvullen, afschermen of verwijderen, kunt u hiertoe een verzoek indienen.

 

Spreken uit Liefde • Trouwambtenaar Reinolda de Bruin • PRIVACY PROTOCOL • Copyright © 2018 • NIOR ontwerp en realisatie